Nama : Firmansyah Hanry Tuahunse

No. reg : 0848029

Tugas paper Sistem Informasi Teknologi

Kegagalan Proses Implementasi ERP pada perusahaan Foxmeyer

Pendahuluan

Lingkungan industry yang bersifat sangat dinamis berdampak signifikan bagi strategi perusahaan. Berbagai respon yang diberikan oleh perusahaan dalam meyikapi perubahan lingkungan yang sangat dinamis ini. Salah satu upaya yang dilakukan oleh perusahaan adalah dengan melakukan pengembangan IT pada perusahaan. Tuntutan kondisi yang terjadi saat ini pada berbagai lingkungan Industri mengharuskan perusahaan untuk dapat mengimplementasikan IT pada perusahaan. IT dapat memberikan manfaat yang banyak buat perusahaan, salah satunya yaitu dapat membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari seluruh proses bisnis yang ada pada perusahaan. Hadirnya IT pada perusahaan bagai pisau bermata dua, di satu sisi dapat sangat membantu perusahaan dalam bersaing dan di sisi lainnya dapat menghancurkan perusahaan jika perusahaan tersebut salah dalam mengimplementasikan IT pada perusahaan. Dalam hal ini, kesuksesan pengembangan IT pada perusahaan tergantung dari bagaimana kesiapan dan komitmen dari seluruh sumberdaya yang terdapat dalam perusahaan dalam mengimplementasikan IT.

Foxmeyer merupakan salah satu perusahaan yang terkena dampak negative dari adanya implementasi IT. Kompetisi yang ketat membuat Foxmeyer membutuhkan solusi yang tepat yang akan membantunya untuk membuat rantai keputusan yang rumit dan meningkatkan penekanan cost. Di awal 90-an, manajemen memutuskan untuk memfokuskan strategi bisnis pentransferan perusahaan ke dalam low distributor untuk meningkatkan competitive advantage dan secara bersamaan menyediakan jasa terdiferensiasi untuk target customer yg berbeda. Berdasarkan pada supply chain analysis, Ia memutuskan bahwa ERP akan memberikan solusi terbaik pada Foxmeyer untuk menyediakan informasi yg tepat waktu, otomatis dan memiliki sistem persediaan (inventory) yang terintegrasi.

Dengan hadirnya pengembangan IT pada perusahaan Foxmeyer diharapkan akan memberikan keuntungan yakni dapat mengeliminasi aktivitas yang tidak penting, membangun tingkat persediaan (inventory) yang tepat dan menyediakan responsive customer services. Idealnya, dengan ERP system, perusahaan akan mampu memanage pesanan, sediaan, dan aktivitas penjualan dalam satu system yang expected to streamline operations and menyediakan rantai distribusi yg efisien dari resep obat yg merupakan komponen penting dari sebuah industri farmasi.

Sekilas tentang perusahaan

Foxmeyer merupakan perusahaan yang bergerak dalam industry farmasi. Foxmeyer memproduksi berbagai jenis obat-obatan dan bahan-bahan kimia untuk disuplai ke perusahaan yang bahan-bahan kimia sebagai raw materialnya. Dalam menghadapi kerasnya persaingan dalam industry farmasi maka Foxmeyer memutuskan untuk mengimplementasikan IT dalam membantu proses bisnis perusahaan. Akan tetapi pengembangan tersebut membawa Foxmeyer pada kehancuran. Berikut ini adalah milestone dari proses implementasi IT pada Foxmeyer

· Di tahun 1992, perusahaan memutuskan untuk mengimplementasikan SAP (R/3), sebuah software ERP. Foxmeyer menggunakan software yg paling banyak digunakan untuk menjamin kesuksesan implementasi. Untuk membantu kesuksesan dari pengembangan IT, FoxMeyer memilih konsultan yang memiliki reputasi baik dan telah terkenal di seluruh dunia. Yaitu Arthur Andersen consulting company.

· Pada September 1993, FoxMeyer menandatangani kontrak dengan SAP, Andersen Consulting and Arthur Andersen & Co. (AA) untuk membantu Foxmeyer dalam mengimplementasikan R/3 software. Proyek jutaan dollar ini meliputi seluruh supply chain inventory perusahaan, inventory control, customer service, marketing, perancanaan strategi, sistem informasi, pengiriman dan penanganan produk. SAP R/3 adalah system informasi yg pertama kali diluncurkan pada industry farmasi yang mana menggunakan teknologi extensive di rangkaikan dengan fungsi gudang automatis.

· Pada musim panas 1994, FoxMeyer menandatangani kontrak distribusi besar yg dibutuhkan untuk menambah 6 gudang. SAP and Anderson menjadwalkan implementasi di gudang tersebut untuk January and February 1995.

Biaya untuk pengimplemantasian SAP yang dianggarkan pada tahun 1994 sebesar US$65 juta. Anggaran ini meliputi:

● US$ 4.8 juta client/server computer system dari Hewlett Packard,

● US$ 4 juta SAP software,

● Biaya konsultasi pada Andersen Consulting,

● US$ 18 juta untuk 340,000 square-foot baru computerized warehouse di Washington CourtHouse, Ohio.

Sistem ERP diproyeksikan untuk menghemat US$ 40 juta per tahun yang dihasilkan oleh aktivitas produksi Foxmeyer. Kemudian Foxmeyer berencana untuk mengimplementasikan R/3 di 17 gudang lama.

· November 1994, SAP menginformasikan kepada Foxmeyer bahwa R/3 hanya dapat diimplementasikan di gudang barunya saja. Gudang lain yang memiliki volume faktur lebih besar daripada system ini dapat diproses. Sistem R/3 pada gudang baru dapat menangani 10000 transaksi per hari, sedangkan system sebelumnya dapat menangani 420,000 transaksi per hari. Foxmeyer memulai penggunaan R/3 tepat pada saat fasilitas dan pesanan pelanggan terpenuhi. Namun demikian, karena kesalahan data, customers sales histories menjadi tidak accurate. Foxmeyer harus mengeluarkan sekitar US$ 16 juta untuk memperbaiki kesalahan dalam pesanan selama 6 minggu pertama. Maka dari itu, Foxmeyer hanya merealisasikan penghematan setengah dari yang telah diproyekkan. Beberapa masalah tidak dapat diperbaiki, dan berpotensi terjadinya kebangkrutan. Tagihan implementasi terakhir lebih dari US$ 100juta, tetapi kinerja R/3 masih belum seperti yang diharapkan Foxmeyer. Hal ini terlihat dari kinerja R/3 yang bekerja dengan lambat, melebihi anggaran, dan gagal mengirimkan keuntungan yg diharapkan.

· Pada 1996, Foxmeyer terpaksa mengajukan pernyataan bangkrut. Foxmeyer mengalami beban pengeluaran yang sangat banyak untuk membeli computer baru, software dan konsultan. Pada bulan November 1996, McKesson Corp., pesaing terbesar Foxmeyer mengakuisisi Foxmeyer hanya seharga US$ 80juta.

· Pada tahun 1998, dewan pengawas (trustee) kebangkrutan Foxmeyer mengeluarkan dua tuntutan terpisah masing-masing US$ 500 juta, tuntutan tersebut diajukan kepada SAP dan Andersen Consulting. Foxmeyer menuduh SAP telah berbuat curang, lalai dan melanggar kontrak untuk menawari Foxmeyer untuk berinvestasi pada system yang gagal. Andersen Consulting dituduh lalai dan melanggar kontrak karena kegagalannya untuk mengelolah proses pengimplementasian IT dengan baik.

Andersen Consulting

Andersen Counsulting didirikan pada tahun 1987. Perusahaan ini bergerak dibidang jasa yakni sebagai perusahaan yang menawarkan jasa sebagai perusahaan counsulting dalam pengembangan IT dan menawarkan berbagai solusi bisnis pada perusahaan yang mengalami permasalahan yang kompleks di bidang IT. Andersen hingga saat ini memiliki lebih dari 15000 konsultan IT yg didedikasikan untuk membantu klien dalam memperbaiki hasil bisnisnya dengan mengimplementasikan solusi IT. Kekuatan global capability Andersen dlm kaitannya dengan SAP yaitu mengaplikasikan metodologi dan sarana yang ditawarkan kepada kliennya dengan pengimplementasian SAP. Sarana-sarana yang digunakan oleh Andersen selalu konsisten dengan pendekatan SAP dan sesuai (complementary) dengan SAP. Dengan kata lain, Andersen seakan-akan menjadi konsultan yang paling dapat dipercaya untuk pengimplementasian SAP system.

Analisis

Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan suatu system yang mengintegrasikan dan mendukung suatu aktivitas bisnis dari suatu perusahaan baik dalam bidang jasa maupun manufactur. Proses pengintegrasian sistem ERP dapat meliputi berbagai macam aktivitas bisnis seperti; logistik, keuangan, akutansi, penjualan, pemasaran, sumber daya manusia. Dengan adanya sebuah sistem ERP maka akan dapat membantu seluruh bagian dan sistem yang ada dalam perushaan. ERP dapat digunakan untuk berbagi data, informasi, pengurangan biaya karena perusahaan berjalan lebih efektif dan efisien, tidak ketinggalan juga akan dapat memperbaiki sistem manajemen dari suatu proses bisnis. Dalam penerapan ERP terdapat tiga fungsi utama yang merupakan suatu alur berurutan yaitu sebagai, pertama pendukung operasional bisnis, kedua sebagai alat yang membantu dalam proses pengambilan keputusan. Dan yang ketiga adalah sebagai pendukung untuk menentukan strategi yang akan diambil oleh perusahaan.
Dengan kelebihan yang ditawarkan dari ERP tersebut membuat banyak perusahaan mulai untuk menerapkan ERP ini. Dibalik kelebihan yang ditawarkan oleh ERP, ERP juga mendatangkan “petaka” bagi perusahaan yang tidak siap dalam proses penerapan ERP ini. Akan tetapi tidak sedikit pula perusahaan yang berhasil dalam penarapan ERP dan menjadi perusahaan yang semakin berkembang dan maju. Hal penting yang harus diingat bahwa, sebelum penerapan ERP kita harus memperhatikan tiga faktor utama dalam sistemn informasi yaitu

1. Pemahaman bisnis proses yang berfungsi untuk melakukan business process Reengineering

2. Pemahaman mengenai teknologi informasi yang terdiri dari perangkat lunak, perangkat keras, networking dan pengelolaan data base

3. Pemahaman tentang sumber daya manusia perusahaan itu sendiri yang digunakan untuk change management.

Dalam proses implemetasi sistem ERP terhadap Foxmeyer, terdapat beberapa aspek yang menyebabkan kegagalan perusahaan dalam mengimplementasikan sistem baru kepada perusahaan. Berikut ini akan dijelaskan beberapa aspek tersebut.

A. Tidak ada restukturisasi proses bisnis yg dikembangkan

Salah satu faktor fundamental yang mempengaruhi kesuksesan dalam mengiplementasikan IT di perusahaan adalah faktor bisnis proses. Dalam hal ini, IT yang diimplementasikan dalam perusahaan harus dapat merepresentasikan bisnis proses yang terjadi dalam perusahaan. Pada kasus Foxmeyer, terjadi kegagalan Implementasi sistem ERP pada perusahaan yang berdampak buruk bagi perusahaan. Hal ini disebabkan karena pengembangan IT tidak diiringi dengan perubahan proses bisnis yang ada pada perusahaan. Foxmeyer hanya focus pada sistem ERP yang akan diimplementasikan. Hal ini dapat dilihat dari alasan Foxmeyer untuk menggunakan sistem ERP hanya Karena banyak perusahaan, khususnya perusahaan farmasi pada saat itu yang menggunakan sistem ERP. Pada kenyataanya, tidak semua perusahaan farmasi memiliki proses bisnis yang sama. Hal inilah yang memicu kegagalan dari penerapan sistem ERP pada Foxmeyer.

B. Pengujian yang tidak mencukupi

Implementasi sistem IT membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Oleh karena itu diperlukan perencanaan yang matang dalam proses implementasinya. Dalam hal ini, Foxmeyer terlalu terburu-buru untuk menerapkan secepatnya sistem ERP melalui R/3 pada perusahaan. Dengan berpikiran bahwa R/3 adalah program yang telah terbukti sukses, maka Foxmeyer langsung menerapkan sistem tersebut tanpa perencanaan secara matang dan pengujian secara optimal sebelum sistem tersebut dijalankan dalam perusahaan

C. Jangkauan proyek yg terlalu ambisius

Dalam proses implementasi sistem IT pada perusahaan, faktor sumber daya manusia juga merupakan faktor penting yang dapat menentukan keberhasilan sistem IT pada perusahaan. Peningkatan sistem IT harus diiringi oleh sumber daya manusia pada perusahaan. Dalam kasus Foxmeyer, peningkatan sumber daya manusia tidak dilakukan secara optimal. Hal ini dapat dilakukan dengan pelaksanaan training pada para karyawan untuk dapat mengenal lebih dalam proses kerja dari sistem yang baru. Karyawan-karyawan Foxmeyer tidak familiar dengan segala komponen-komponen dalam sistem R/3 seperti hardware R/3, sistem software dan program-program aplikasi yang ada dalam komponen sistem R/3

D. Peran Andersen Consulting

Melihat kasus di sini peran Andersen Consulting sebagai pihak ketiga yang berfungsi untuk membantu Foxmeyer dalam pengembangan sistem R/3 karena sistem yang seharusnya dapat digunakan untuk memudahkan kinerja perusahaan berubah menjadi kerugian.

Kegagalan di sini dapat berupa :

1. Sistem yang digunakan tidak fungsional.

2. Tidak mudah digunakan seperti oleh para user

3. Tidak compatible sehingga terjadi kesalahan data yang berimplikasi pada customers sales histories.

E. Rendahnya dukungan management

Komitmen dan dukungan manajemen sangat diperlukan dalam proyek pengembangan. Manajemen Foxmeyer tidak bersikap proaktif dalam menjalankan proyek pengembangan. Manajemen tidak mengungkapkan atas segala masalah yang terjadi pada sistem kepada Andersen sebagai pihak yang membantu penerapan IT pada perusahan. Manajemen gagal untuk mengerti dan memahami resiko dan kompleksitas dari implementasi sistem R/3 terhadap proses bisnis perusahaan dan mengambil waktu yang terlalu singkat yaitu 90 hari pengerjaan dan langsung mengimplementasikan sistem baru tanpa adanya pengujian secara optimal pada sistem R/3 yang baru.

Kesimpulan

Berdasarkan permasalahan yang terjadi dalam implementasi IT di perusahaan Foxmeyer, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa diperlukan kesiapan yang cukup bagi perusahaaan untuk mempersiapkan secara matang proses implementasi IT tersebut. Terdapat 3 faktor kunci yang menentukan keberhasilan pengembangan IT perusahaan adalah proses bisnis, teknologi informasi dan sumberdaya manusia. Dalam implementasi IT, Foxmeyer mengabaikan ketiga hal tersebut yang justru merupakan faktor kunci yang dapat menentukan keberhasilan proses implementasi.

Rekomendasi

Berdasarkan kejadian yang terjadi pada perusahaan Foxmeyer, maka dapat dijadikan pembelajaran buat Perusahaan-perusahaan lainnya yang akan melakukan pengembangan sistem IT. Untuk itu terdapat beberapa elemen yang dapat diperhatikan oleh perusahaan yakni

· Untuk tahapan Planning

1. Pemilihan software yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan

2. Perlu adanya Contingency plan untuk menyikapi segala kemungkinan yang dapat terjadi padas aat implementasi

3. Keterlibatan stakeholders untuk mendukung jalannya proses implementasi merupakan hal penting untuk mencapai kesuksesan

· Untuk tahapan Implementasi

1. Pencantuman pentingnya business process reengineering

2. Pengujian sistem IT yang baru dengan teliti

3. Jangkauan proyek yang realistis

4. Selalu mendapat dukungan dari end user

5. Pemonitoran yang dekat terhadap status proyek

6. Mengadakan review implementasi

Referensi :

• Martin,E Wainright, et al, 2005. Managing Information Technology, 5th Edition, Pearson Prentice Hall, US.
• www.surahyo.blogspot.com
• www.wikipedia.com